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martes, 27 de octubre de 2015

ONG 2a. Parte

Las Asociaciones sin fines de lucro, se pueden constituir sin que sus miembros den un aporte económico, situación que debe ser certificada por un Auditor, la cual se anexa a los documentos que se presentan al RAFSFL.

En cuanto a la conformación del organismo de Administración de la Asociación, sugiero que sea por medio de una Junta Directiva, cuya cantidad de integrantes debe ser impar.

Soy de la opinión que no es conveniente que los integrantes de la Junta Directiva sobrepasen la cantidad de cinco, ¿Por qué?, al ser 5 directivos, es más fácil reunirse y tomar decisiones. Por experiencia, cuando la cantidad de directivos es alta, muchos de ellos no asisten a las sesiones, cuesta ponerse de acuerdo en temas de importancia, etc.

No hay que perder de vista que debe presentarse la nómina de los miembros fundadores de la Asociación, con sus nombres según el DUI y el número de ese documento, la cual debe ser firmada por la persona que ha sido electa como Secretaria de la Junta Directiva.

Otro punto que es bueno definir en los Estatutos, es quienes serán las personas que firmaran los cheques que se emitan, sugiriendo que sea bajo la modalidad “de firmas mancomunadas”, y que por lo menos sean cuatro directivos los que puedan firmar los cheques, ya que si falta alguno de ellos, hay una opción para que otro pueda firmarlo.

Se deben presentar tres ejemplares de la siguiente documentación: testimonio de la escritura de constitución, Estatutos en formato de Word y el Sistema Contable, éste último a pesar que en ese momento el departamento que lo revisará, no lo hará sino hasta que los Estatutos de la ONG hayan sido autorizados por el RAFSFL.

Todo documento o respuesta a observaciones que deba presentarse al RAFSFL tiene que hacerse mediante un escrito, firmado por el Representante Legal de la ONG. Si el Representante legal no lo presenta personalmente, su firma debe legalizarse por un Notario.

Es conveniente que en todo escrito que se presente al RAFSFL, se incorpore un párrafo en el que se autorice a una o más personas para que puedan hacer los trámites pertinentes y recibir la documentación correspondiente. Los nombres de estas personas tienen que anotarse según su DUI (sin abreviaciones).

Supongamos que el RAFSFL autoriza la escritura de constitución de la ONG, lo cual hacen mediante una notificación, entregando un juego que contiene el testimonio de la escritura, los estatutos con numeración de artículos y el decreto ejecutivo por medio del cual la entidad nace a la vida jurídica.

Con toda esta documentación hay que ir al Diario Oficial (DO) a cotizar cuánto vale su publicación, y el día que se pague hay que tramitar una constancia del Director del DO, en donde se mencione la fecha en que saldrán publicados, ya que con esa constancia se puede gestionar la obtención del NIT y la tarjeta de IVA en el Ministerio de Hacienda.

Lo que no se puede gestionar hasta tener la publicación del DO, es la apertura de una cuenta bancaria, debido a la Ley contra el lavado de dinero y activos.

La denominación (nombre) de una Asociación, puede llevar o no antepuesto el término “Asociación”, sin embargo para efectos tributarios (obtener el NIT y la tarjeta de IVA) eso es imprescindible.

lunes, 19 de octubre de 2015

ONG - 1a. PARTE

La constitución de una Asociación sin Fines de Lucro conocidas popularmente como ONG, es un proceso complicado que se hace en el Registro de Asociaciones y Fundaciones sin Fines de Lucro (RAFSFL), dependencia del Ministerio de Gobernación y Desarrollo Territorial (MGDT), principalmente por la actitud de algunos colaboradores jurídicos y contables de ese Registro, que muchas veces actúan discrecionalmente irrespetando la ley.

A continuación voy a compartir algunos tips, para agilizar estos trámites, el cual con suerte se pueden completar en un plazo de un año ¡increíble¡ ya que es demasiado tiempo, pero en el RAFSFL es más que excelente.

El primer paso que debe hacerse para constituir una ONG, es conseguir a un Notario con amplia experiencia en estos trámites, y aun así, se corre el riesgo de equivocarse en la selección, ya que por experiencia, les puedo comentar que le he corregido la  plana a Notarios que dicen tener la experiencia en estos trámites.

La mayoría de Notarios solo se limitan a hacer la escritura de constitución, olvidándose de asesorar a sus clientes en la redacción de los Estatutos, por lo que los colaboradores jurídicos del RAFSFL se los devuelven con observaciones, las cuales en algunas ocasiones no se pueden subsanar en el mismo testimonio, sino que se hace necesario elaborar una escritura de rectificación,  lo que implica que el costo de constitución una ONG sobrepase fácilmente los $ 1,000.00

En la página Web del MGDT se encuentra un archivo que contiene un modelo de los Estatutos para constituir una Fundación, el cual hay que adaptarlo para el caso de una Asociación. Este modelo está bastante completo, pero tiene cierta desactualización específicamente en la parte de “Las sanciones a los miembros, medidas disciplinarias, causales y procedimientos de aplicación” y nombramiento del Auditor.

Un término que es utilizado por muchos Notarios en las escrituras de constitución es el de “asociado o socio”, el cual es observado por el personal del RAFSFL quienes le indican que debe utilizarse el de  “miembro”; también observan el uso del término “Junta” ya que en esta clase de entidades se utiliza el de “Asamblea”.

Una idea que puede tomarse en cuenta es comprar un Diario Oficial donde salgan publicados los Estatutos de alguna Asociación que hayan sido aprobados por el RAFSFL, sin embargo eso no garantiza en un 100% que lo vayan a aprobar, porque en ese Registro no se tienen criterios uniformes para la revisión de las escrituras de constitución.

En la escritura de constitución se debe incluir una clausula para la elección de la primera Administración de la ONG, siendo necesario que quien resulte electo como Representante Legal, tenga tiempo suficiente para ir a las oficinas del RAFSFL a presentar los documentos necesarios para obtener su legalización

Otro aspecto que hay que tomar en cuenta, es la cantidad de miembros fundadores de la ONG, el cual sugiero por experiencia que no sobrepase a 10 personas, quienes deben proporcionar copias legibles de sus DUI y NIT, porque esos datos se relacionan en la escritura de constitución.

Si se acuerda que sean más de 10 fundadores  de la ONG, sugiero que ellos otorguen un poder a título personal, al fundador que resulte electo como Representante Legal,  para que éste pueda firmar en su nombre cualquier documento que deba presentarse al RAFSFL

miércoles, 7 de octubre de 2015

Juntas Generales - 4a. Parte

Entre las principales fallas que he observado en las Juntas Generales de Accionistas, tenemos:
  1. No existe el acta de integración del quórum que requiere el Art. 239 del Cc, sin embargo en el acta se manifiesta que todos los accionistas estuvieron presentes.
  2. Existe acta de integración del quórum, sin embargo no están todas las firmas de los accionistas y en el acta de Junta General se dice que estuvieron presentes todos los accionistas.
  3. Hay personas que en el acta de Junta General aparecen que asistieron como representantes de “x” accionista, pero no existe evidencia de tal autorización.
  4. La Junta General se llevó a cabo en segunda convocatoria por falta de quórum, sin embargo esa situación no se manifiesta en la redacción del acta respectiva.
  5. Hay contratos de préstamos bancarios en donde se hace referencia a un acuerdo de Junta General, y al darle lectura al acta respectiva, no se encuentra dicho acuerdo.
  6. En la agenda a tratar hay puntos de carácter ordinario y extraordinario, sin embargo en la convocatoria no se hace mención de esa situación.
  7. En el contrato de un préstamo bancario de la sociedad A, aparece que la sociedad B es avalista de A, sin embargo en las actas de Junta General de B, no aparece ese acuerdo.
  8. En la agenda de la convocatoria, aparecen ocho puntos, pero solo se desarrollaron siete, y no hay explicación del porque no se desarrolló dicho punto.
  9. Solo se publican las convocatorias en el diario de mayor circulación, no así las del Diario Oficial.
  10. Cuando se publican las convocatorias no se recortan dichas publicaciones para dejarlas en el expediente del acta respectiva.
  11. En el acta se dice que están todos los accionistas presentes, pero falta la firma de uno de los accionistas que ya murió.
  12. Los nombres de los accionistas no son los que aparecen en el libro de Registro de Accionistas.
  13. Se extravía el libro de Junta General de Accionista, y se emiten certificaciones de los puntos tratados sin que esa acta se haya asentado en el protocolo de un Notario (Art. 246, inciso 2 Cc).
  14. Se imprimen las actas de Junta General al frente y al reverso, sin embargo al reverso los folios no están legalizados por el Auditor Externo o el Registro de Comercio.
  15. La fecha de legalización del libro de actas de Junta General, es posterior al de las actas que se han asentado en él.
  16. Se modifican algunos datos del acta de Junta General con corrector, y no se salvan al final del acta.
  17. El acta de Asamblea General dice que es de carácter ordinario, sin embargo en su redacción se desarrollan puntos extraordinarios.
  18. La convocatoria a Junta General, no es hecha por los administradores o en caso necesario por el auditor.
  19. Se ha aumentado el capital social y por ende las acciones en circulación, sin embargo en la redacción del acta no se consideran el dato de las nuevas acciones en circulación, etc...
Estas fallas no tienen efecto negativo si nadie alega su ilegalidad, pero cuando si se alegan, entonces las cosas cambian. Hay muchos procesos legales que se ganan o pierden, por causa de alguno de ellos.